Организация конференций

Конференция — это масштабное деловое мероприятие, собрание экспертов с целью обсуждения актуальных вопросов в определенной отрасли либо презентации продукции. Поскольку количество участников исчисляется в десятках и сотнях, порядок проведения семинаров должен быть хорошо продуман. Компания Avega занимается организацией конференций, семинаров, конгрессов, форумов, выставок и других подобных мероприятий.

Этапы организации конференции

Разработка программы

Конференция

Для грамотной организации мероприятия необходима проработка программы каждого дня конференции. Сначала определяется тема, а следующий шаг — приглашение участников. Нужно заранее поставить в известность докладчиков, чтобы они успели подготовиться.

В целом этот этап направлен на решение трех вопросов:

  • детальное расписание каждого дня конференции;
  • утверждение лимита времени для выступления докладчиков;
  • планирование перерывов, кофе-брейков и обедов (если мероприятие длится весь день).

Если у вас нет соответствующего опыта, лучше доверить организацию конференции и мероприятий, с ней связанных, профессионалам.

Разработка плана продвижения

Зал конференции

Следующий этап — разработка стратегии и плана продвижения конференции. Для привлечения целевой аудитории можно использовать как офлайн рекламу, так и интернет-маркетинг.

Последний вариант наиболее продуктивный, так как позволяет таргетировать аудиторию максимально точно. Кроме того, можно запустить продажу билетов через сайт с «тающими» скидками. Например, при полной оплате товара до определенной даты предоставляется скидка 30%, и чем ближе к дате, тем она меньше. Это мощный маркетинговый ход.

И конечно, ни одна крупная конференция не обходится без поддержки средствами массовой информации.

Техническое обеспечение

Перед началом конференции

Один из самых важных моментов — техническое оснащение и организационные вопросы. Необходимо решить:

  • где будет проходить конференция. Для этого нужно заранее точно знать количество участников. На подобные собрания приглашают представителей компаний, потенциальных партнеров, инвесторов. Важно, чтобы гостям было комфортно;
  • как организовать питание. Если конференция не на весь день, будет достаточно кофе-брейков. Если мероприятие длится долго, для  участников организуют обед и ужин в столовой. А чтобы все могли туда попасть, при регистрации выдаются именные талоны на питание;
  • какое оборудование понадобится. Необходимый минимум: звуко- и светоаппаратура, проектор (продвижение товаров и услуг невозможно без наглядности);
  • какой раздаточный материал печатать. В состав полиграфической продукции могут входить брошюра с программой конференции и другие информационные материалы, а также блокноты, рекламные листовки и т.д.

Техническая организация международных научных конференций — сложный процесс, но у наших специалистов большой опыт. Мы можем обеспечить грамотную техническую поддержку на всех этапах.

Работа со СМИ

После завершения конференции необходимо распространить информацию о мероприятии через прессу. Наше event-агентство может организовать фото- и видеосъемку, чтобы впоследствии передать материалы в СМИ.

Семинары

Организация семинара

Семинары и научные симпозиумы — это площадки для обмена опытом, которые посещают с целью повышения квалификации. Если основная цель конференции — презентация проекта, продукта или идеи, то семинары проводятся с учебной целью.

Докладчик читает лекцию, затем присутствующие обсуждают материал. Часто сразу после лекции слушатели могут применить полученные знания на практике.

В плане организации, подготовка к семинарам осуществляется так же, как и к конференциям.

Услуги, предоставляемые при организации конференций

Компания Avega предоставляет следующие услуги в рамках организации конференций:

  • разработка программы;
  • выбор помещения;
  • брендирование залов (декорирование, драпировка, флористика — при необходимости);
  • печать раздаточных материалов, изготовление сувениров;
  • техническое оснащение;
  • бронирование отелей, обеспечение комфортного трансфера из аэропорта, с вокзала и т.д.
  • организация питания;
  • подготовка развлекательной программы (экскурсии, выставки и т.д.).

Профессиональная организация конференции — залог успешного проведения мероприятия как локального, так и международного уровня.

Информационная поддержка

Проведение конференции

Поддержка печатных и электронных изданий требуется на каждом этапе организации конференции. Это необходимо, чтобы целевая аудитория узнала о готовящемся мероприятии до события и о его результатах — после.

Мы взаимодействуем с популярными печатными СМИ регионального и федерального уровня, а также с веб-ресурсами, которые готовы выступать в качестве инфоспонсоров. Найти такие каналы распространения информации самостоятельно очень сложно, поскольку тематические издания предпочитают работать с постоянными клиентами.

Проведение конференций в Омске — самый частый запрос, с которым к нам обращаются. Мы поможем организовать мероприятие так, чтобы после его завершения отзывы о вашей работе были исключительно положительными. Также вы можете заказать в компании Avega организацию пресс-конференции, корпоратива, презентации и другого массового мероприятия для вашей компании.

Предоставляемые услуги помимо организации конференции

3D mapping
Особенная технология при которой производится проекция на предмет и он визуально начинает оживать.
Тимбилдинги
При заказе данной услуги, ваш коллектив получит помимо приятных эмоций, сплочение комманды.
Трансфер
Организация перевозок по Омску как индивидуальных, так и компанией людей в командировке.
Кейтеринг
Доставка и сервировка блюд для предприятий города, отлично подойдет для выставок и конференций.
Заказать артиста
К вашему вниманию веселые артисты готовые провести для вас корпоративные прездники и юбилеи.
Аренда шатров
Арендуюте шатры любых форм и размеров для выездной презентации, концерта или ярмарки.
Дизайн
Придумаем для вас фирменный стиль, который включает в себя логотип, корпоративные цвета и шрифты.
Световое шоу
Заказывайте данную услугу если необходимо произвести впечатление на клиентов после проведения презентации товара.
ГАЛЕРЕЯ
КОНСУЛЬТАЦИЯ

Планируете мероприятие?

Закажите бесплатную консультацию, и мы в течение 1 дня предоставим

вам комплекс эффективных рекомендаций.

Обратившись к нам, Вы можете быть уверены, что все идеи и пожелания будут реализованы на высшем уровне!

мы рядом

г. Омск

ул. Маршала Жукова, д. 74, корп. 2, оф. 414

тел. (3812) 595-685

e-mail: avegaomsk@mail.ru

VK группа Ютуб Твиттер аккаунт Avega Event Инстаграм профиль Avega Event
Продвижение сайта: ITB company