Конференция — это масштабное деловое мероприятие, собрание экспертов с целью обсуждения актуальных вопросов в определенной отрасли либо презентации продукции. Поскольку количество участников исчисляется в десятках и сотнях, порядок проведения семинаров должен быть хорошо продуман. Компания Avega занимается организацией конференций, семинаров, конгрессов, форумов, выставок и других подобных мероприятий.
Этапы организации конференции
Разработка программы
Для грамотной организации мероприятия необходима проработка программы каждого дня конференции. Сначала определяется тема, а следующий шаг — приглашение участников. Нужно заранее поставить в известность докладчиков, чтобы они успели подготовиться.
В целом этот этап направлен на решение трех вопросов:
- детальное расписание каждого дня конференции;
- утверждение лимита времени для выступления докладчиков;
- планирование перерывов, кофе-брейков и обедов (если мероприятие длится весь день).
Если у вас нет соответствующего опыта, лучше доверить организацию конференции и мероприятий, с ней связанных, профессионалам.
Разработка плана продвижения
Следующий этап — разработка стратегии и плана продвижения конференции. Для привлечения целевой аудитории можно использовать как офлайн рекламу, так и интернет-маркетинг.
Последний вариант наиболее продуктивный, так как позволяет таргетировать аудиторию максимально точно. Кроме того, можно запустить продажу билетов через сайт с «тающими» скидками. Например, при полной оплате товара до определенной даты предоставляется скидка 30%, и чем ближе к дате, тем она меньше. Это мощный маркетинговый ход.
И конечно, ни одна крупная конференция не обходится без поддержки средствами массовой информации.
Техническое обеспечение
Один из самых важных моментов — техническое оснащение и организационные вопросы. Необходимо решить:
- где будет проходить конференция. Для этого нужно заранее точно знать количество участников. На подобные собрания приглашают представителей компаний, потенциальных партнеров, инвесторов. Важно, чтобы гостям было комфортно;
- как организовать питание. Если конференция не на весь день, будет достаточно кофе-брейков. Если мероприятие длится долго, для участников организуют обед и ужин в столовой. А чтобы все могли туда попасть, при регистрации выдаются именные талоны на питание;
- какое оборудование понадобится. Необходимый минимум: звуко- и светоаппаратура, проектор (продвижение товаров и услуг невозможно без наглядности);
- какой раздаточный материал печатать. В состав полиграфической продукции могут входить брошюра с программой конференции и другие информационные материалы, а также блокноты, рекламные листовки и т.д.
Техническая организация международных научных конференций — сложный процесс, но у наших специалистов большой опыт. Мы можем обеспечить грамотную техническую поддержку на всех этапах.
Работа со СМИ
После завершения конференции необходимо распространить информацию о мероприятии через прессу. Наше event-агентство может организовать фото- и видеосъемку, чтобы впоследствии передать материалы в СМИ.
Семинары
Семинары и научные симпозиумы — это площадки для обмена опытом, которые посещают с целью повышения квалификации. Если основная цель конференции — презентация проекта, продукта или идеи, то семинары проводятся с учебной целью.
Докладчик читает лекцию, затем присутствующие обсуждают материал. Часто сразу после лекции слушатели могут применить полученные знания на практике.
В плане организации, подготовка к семинарам осуществляется так же, как и к конференциям.
Услуги, предоставляемые при организации конференций
Компания Avega предоставляет следующие услуги в рамках организации конференций:
- разработка программы;
- выбор помещения;
- брендирование залов (декорирование, драпировка, флористика — при необходимости);
- печать раздаточных материалов, изготовление сувениров;
- техническое оснащение;
- бронирование отелей, обеспечение комфортного трансфера из аэропорта, с вокзала и т.д.
- организация питания;
- подготовка развлекательной программы (экскурсии, выставки и т.д.).
Профессиональная организация конференции — залог успешного проведения мероприятия как локального, так и международного уровня.
Информационная поддержка
Поддержка печатных и электронных изданий требуется на каждом этапе организации конференции. Это необходимо, чтобы целевая аудитория узнала о готовящемся мероприятии до события и о его результатах — после.
Мы взаимодействуем с популярными печатными СМИ регионального и федерального уровня, а также с веб-ресурсами, которые готовы выступать в качестве инфоспонсоров. Найти такие каналы распространения информации самостоятельно очень сложно, поскольку тематические издания предпочитают работать с постоянными клиентами.
Проведение конференций в Омске — самый частый запрос, с которым к нам обращаются. Мы поможем организовать мероприятие так, чтобы после его завершения отзывы о вашей работе были исключительно положительными. Также вы можете заказать в компании Avega организацию пресс-конференции, корпоратива, презентации и другого массового мероприятия для вашей компании.
